Saya Mau Membuka Distributor ? Apa saja yang harus dipersiapkan ?

          Saya mau usaha dibidang distribusi ? Apa saja yang harus dipersiapkan ?

Pernah ada yang menyampaikan  pertanyaan seperti ini ?

“Pak , saya mau   jadi distributor? Caranya Bagaimana?”

“Pak, ada rekanan aku dokter , dia mau jadi distributor , apa saja yang harus di siapkan?”

“Pak temen saya ini baru pensiun uangnya Milyaran ia mau jadi distributor bisa langsung jadi kan?”

                                                               Ujung -ujungnya ada perkataan :

“Bapak aja yang ngelola”……(((

Sayangnya………. kita tidak bisa seperti Duo Damsel pahlawan dari Legion of Super Herois, yang bisa mereplikasikan diri dan bisa mengerjakan berbagai hal , jadi kita hanya bisa (kalau bisa) –focus di suatu hal. Minimal bisa menerangkan ( syukur syukur ) jadi konsultannya memberikan anjuran 6 basic ini, supaya tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan ketika distributor sudah berjalan…

                Berbagai teory dan buku sudah banyak mengenai bisnis yang mau berkecimpung di ranah distributor tapi secara aplikasi dan naluri dari salesman ( atau orang yang belasan tahun bisnis bersama  distributor), merasakan 6 hal  ini yang paling penting bila mau jadi distributor :

1.    Ada yang berpengalaman sebagai “SALES” di distributor.

from: www.freepik.com

Lebih baik ( kalau bisa ) karyawan yang berpengalaman kerja di distrbutor tersebut ada dari seorang , motoris trus ke salesman, ke supervisor ke manager…dan dipercaya sebagai Operational manager distributor ataupun wakil president disana ( biasanya yahh president yah ownernya juga)

Intinya harus ada orang yang punya insight/pengalaman/naluri bisnis/ distribusi dan dagang di lingkungan management distributor ( atau bisa juga mengajak orang prinsipal FMCG untuk mengelola, dan ini trik banyak kejadian oleh beberapa owner distributor).

Banyak juga kejadian orang yang “pintar”  kalau di distributor bisa saja dikalahkan oleh seorang motoris ( karena ia lebih tahu celah/pengalaman/kondisi area), sehingga rentan banget  bisa fraud, tagihan palsu ,pengiriman fiktif, dan hal hal lain yang tidak diinginkan dan hal itu biasanya bisa juga diantisipasi atau cepat tercium  dengan orang yang sudah berpengalaman di industri sales-makanya perlu ada orang yang berpengalaman di sales.

Biasanya dari distributor yang pernah mengalami kerugian , biasanya ada “permainan” dari pegawai gudang, admin sistem dan pengiriman ( sedikit dari salesman), triangle itulah yang harus extra kontrol oleh owner.

2.    Finance.

picture from www.free-management-ebook.com

Klise yah dimana mana ujungnya duit?--) namun punya tabungan/materi/duit atau apapun itu yang bisa di sebut jaminan, memang harus ada ( kalau ngak ada bagaimana bisa dapat barang dari pabrik?)

Keuangan yang kuat ( atau seni ngelola keuangan yang kuat), menjadikan distributor kuat juga,  karena ia bisa bekerja same  dengan prinsipal-bank-dan toko, untuk memutar uang , sekaligus beberapa prinsipal juga meminta ada sistim bank garansi untuk distributor baru. ( biasanya sekian persen dari omzet potensial yang bisa distributor raih di area itu)

Adanya ilmu Distributor financing tiapa tiap principal wajib di pelajari ( biasanya bekerja dengan bank-bank tertentu pula) pelajari sistim pola pembayaran, finalty, keuntungan dan masih banyak lagi….

3.    People Management.

Distributor harus membentuk  struktur organisasi yang lengkap dulu ( tidak ada orang yang bisa mereplikakan diri ‘kan), Siapa saja team Gudang, siapa saja team penjualan, siapa saja team keuangan, fakturis, debtcolector .dst . Kalau perlu usulan ke prinsipal sudah ada struktur organisasi ini untuk mempermudah komunikasi dan cara kerja.

Contohnya : Ada barang yang ke kirim ke distributor sore hari, invoice harus di proses, ehh Ownernya sedang wisata ke luar negri Bagaimana nih pembayarannya, telpon Owner?Mungkin dia sedang enjoys sampai tlp ngak diangakat? Jdi team Financelah yang bisa antisipasi hal ini supaya barang bisa di bongkar dan cepat di delivery ke toko, bukankah makin cepat di delivery makin cepat untungnya juga?

Juga harus dipikirkan juga mengenai people management ini seperti motivate, train, empower, reward, educate & attact ( tapi seperti ini biasanya sudah dipikirkan oleh team prinsipal untuk team sales-nya tinggal menunggu schedulenya saja dari prinsipal). Namun untuk  devisi yang lain Gudang?Admin? sesekali juga perlu di traktir…Admin lebih krusial bila admin tersebut khusus di dedikasikan untuk system laporan prinsipal…( kalau promo tidak di info bagaimana? Apakah bisa di claim?atau tidak terpakai?sayang banget budget promo tidak terpakai….

4.    Mempunyai Infrastruktur.

Namanya juga distributor harus mendistribusikan barang serata mungkin,  jadi mempunyai armada mobil pengangkut baik yang ukurannya  gede ( untuk supermarket, grosir, dll). Maupun mobil kecil seperi L-300 untuk pengiriaman ke jalan jalan kecil ( contohnya tuh jalan utama-jendral sudirman di  kota Purwakarta tidak boleh ada truk yang masuk, jadi mobil mobil armada kecil yang bisa nembus pertokoan yang ada di sana), distributor yang bagus juga mempunyai mempunyai tosa roda tiga untuk area yang terpencil bahkan seorang motoris yang memakai sadle bag untuk gang gang kecil. Motoris ini justru hal yang penting sebagai pencipta demand produk produk di pedalaman ( ke toko-toko kecil), sehingga toko-toko kecil tersebut   akan mengorder ke toko-toko besar ( atau supermarket). Jadi Motoris juga ada sebagai fungsi marketing untuk meningkatkan brand awarenenss produk itu sendiri di area garapan distributor.

5.    Operasional.

all free-download.com

Distributor harus bisa menjalankan kegiatan operasional hariannya, mulai meminta forcasting ( yang pakai system sampai permintaan manual barang ) , cara mendeliver , bisa melakukan kesinergisan barang terdistribusi ( bukan nge’drop di satu toko saja, namanya juga distributor bukan logistik provider), jadi harus bisa melakukan jalannya operasional mengenai :  permintaan, pengiriman, bisa melakukan eksekusi promosi, eksekusi project, mengelola team ( jangan ada yang vacant melulu ntar omzet ngak masuk target lagi..), mengelola data pelanggan , maupun salesman ( penggajian, reward, dll,), intinya bisa menjalankan operasional sesuai dengan SOP kebijakan dan stategy dari PT Prinsipal dan itu harus di dukung oleh : kantor yang bersih, ruang para salesman, ruang training, ruang canvas, ruang motoris,  gudang yang memadai, ruang untuk  produk yang sudah di buka( unit), ruang badstok, ruang untuk para admin dan fakturis ( bahaya kalau faktur tercecer ke mana mana), sehingga  mempunyai konsep 3T, tepat waktu, tepat jumlah, tepat outlet, Intinya  semua ini menjamu pelangggan supaya  mudah mendapatkan produk dimana  saja , kapan saja dengan harga yang sudah disepakati.

 6..    Teritory area.

 

Biasanya distributor di surat perjanjiannya ( dan sudah punya legal juga yah)  sudah ada daftar tertulis untuk area distribusinya,  misal disatu kabupaten atau satu kecamatan ( deponya). Dan distributor harus tau untuk penggarapan untuk mencapai efektive dan efisiennya disuatu area yang di garap apakah memakai konsep teritory area atau Block selling ( nah kalau ini tanya ke orang sales  pasti tahu ), sehingga bisa didapat pengiriman yang merata sehingga margin distributorpun tinggi.

                                Dalam teritory area yang baik memungkinkan salesman mengunjungi pelangggan lebih banyak, menghindari overlap kunjungan sehingga meningkatkan pelayanan pelanggan lebih baik, serta bagi sang supervisor memudahkan evaluasi kinerja salesman.

Dasar pertimbanagan tertitory area ini pada produk FMCG adalah jumlah penduduk ( density /kerapatan jumlah penduduk), sumber daya ekonomi daearah tersebut, jumlah pelanggan ( atau toko) , potensial pemakaian produk bahkan bisa juga sampai kepada  hitungan weighted dan numeric distributor ( nah loh apalagi ?) , makanya orang “sales” harus ada di bidang penjualan di industri apapun manapun apalagi  yang pernah di FMCG, barang harus ada  sampai di setiap tikungan jalan..)